5 fonctions obligatoires que votre logiciel de facturation doit respecter

07 juillet 2017

Dès le 1^er janvier 2018, une nouvelle réglementation (issue de la loi de finance de décembre 2015) va venir s’immiscer dans le quotidien des entrepreneurs. Cette loi dite « de lutte contre la fraude à la TVA » va imposer à toutes les entreprises assujetties à la TVA d’utiliser des logiciels agréés pour émettre leurs factures. Petit tour d’horizon des fonctions indispensables à ces logiciels.

Les factures sous Word ou Excel, les logiciels de facturation obsolètes et les factures manuscrites : tout sera interdit et va disparaître rapidement (les auto-entrepreneurs ont encore un sursis, car ils ne sont pas assujettis à la TVA). Dès 2018, votre nouveau logiciel de facturation (ou votre logiciel de caisse si vous êtes commerçant) devra respecter des normes précises.

Si votre logiciel n’est pas certifié ou ne vous délivre pas une attestation, vous risquez une amende de 7 500 €.  Plutôt salé, non ?

Les obligations de votre logiciel de facturation

L’inaltérabilité des données : le logiciel devra conserver vos données dans leur état d’origine. Autrement dit, lorsque vous éditerez une facture, une trace de cette dernière restera gravée dans la mémoire du logiciel. Vous pourrez toutefois corriger votre facture, mais toutes les modifications seront également conservées, et devront apparaître très clairement.

La sécurisation des données: votre nouveau logiciel aura l’obligation de sécuriser l’ensemble de vos données. Le but ? Empêcher toute personne extérieure de venir mettre le nez dans vos affaires et de modifier quelques données. Pour cette sécurisation, un procédé technique fiable sera de mise pour respecter les normes imposées.

La conservation de vos données : vos données devront être conservées pour une durée d’au moins six ans. Des clôtures seront mises en place à la date de votre choix et à intervalles réguliers pour permettre une sauvegarde ligne par ligne de vos données.

L’archivage des données : le logiciel devra également proposer une solution d’archivage de vos données. L’accès à ces archives devra être simple pour l’administration, permettant de réduire la longueur des contrôles. Toutes les opérations d’archivage devront être notifiées et datées, afin de retrouver rapidement un document recherché.

Une attestation de conformité : votre logiciel devra être aux normes et pouvoir le prouver. Vous devrez disposer d’un certificat, directement délivré par un organisme accrédité ou d’une attestation individuelle de l’éditeur de votre logiciel. Cette attestation est d’une importance capitale : si vous ne l’avez pas, vous serez sanctionné à coup sûr.

Henrri, logiciel de facturation agréé

Henrri a choisi de remplir les conditions les plus strictes demandées par l’administration, dans le cadre de la loi anti fraude à la TVA. Ainsi, pas d’inquiétude pour les utilisateurs : vous pourrez facturer les yeux fermés.

D’autre part, grâce à un système d’archivage avancé, Henrri a aussi prévu de rendre vos données disponibles à l’administration, sans que celle-ci soit obligée d’entrer dans votre logiciel et consulter toutes vos données : une façon de garder votre activité confidentielle, tout en respectant la réglementation à la lettre. On pense à vous, non ?