8 conseils pour changer de logiciel de facturation sans se tromper

09 août 2017

À partir du 1^er janvier 2018, vous devrez utiliser un logiciel de facturation répondant aux conditions énoncées dans la loi dite « anti-fraude à la TVA« . Pour les entreprises assujetties à la TVA et facturant à des particuliers, c’est obligatoire et vous ne pourrez plus facturer avec Excel ou Word par exemple. Pas d’angoisse, voici nos conseils pour changer de logiciel de facturation en toute tranquillité.  Nous vous conseillons d’effectuer ce passage dans une période creuse de votre activité, pour ne rien oublier. Autant le faire le plus vite possible.

1 / Conserver toutes vos anciennes factures et documents

Nous vous conseillons de garder en format papier ou en format PDF l’ensemble de vos documents : anciennes factures, devis, avoirs, etc. Si vous optez pour l’option PDF, l’idéal est de conserver ces documents sur un serveur cloud (Henrri le prévoit) ou un disque dur externe dédié à votre entreprise. De cette façon, vous pourrez facilement retrouver toutes vos données si vous en avez besoin à l’avenir.

2 / Conserver votre liste de clients

Il serait dommage de ne plus avoir les contacts et les noms de vos clients suite à cette transition. Nous vous préconisons de bien récupérer toutes les informations que vous avez sur vos clients, dans une CRM (Consumer Relationship Management), voire un document Excel à minima. Votre organisation ne pourra qu’en être meilleure, et vous gagnerez du temps lors de vos prochaines facturations. Et comme nous le savons tous, le temps, c’est de l’argent…

3 / Conserver la liste de vos produits vendus ou prestations effectuées

Si votre ancien logiciel ne sera plus utile pour effectuer de nouvelles factures, préservez tout de même votre liste d’articles dans un document. Il vous faudra reporter cette dernière dans votre nouveau logiciel pour continuer à facturer en préservant vos habitudes.

4 / Conserver la liste de vos factures impayées

Ce n’est pas parce que vos habitudes de travail évoluent qu’il faut gracier les mauvais payeurs. Gardez précieusement la liste des factures émises non encaissées afin de les relancer via votre nouveau logiciel. À ce propos, Henrri propose même de réaliser des relances automatiques de vos impayés : très pratique !

5 /Conserver les données chiffrées de votre entreprise

Lors du changement de logiciel, il est également important de conserver des données qui concernent directement les exercices précédents de votre entreprise. Pensez donc à récupérer vos « tableaux de bord » où apparaissent vos chiffres clés (chiffre d’affaires, résultats antérieurs, etc.).

6 / Gagner du temps et changer dès maintenant

La loi vous oblige à migrer votre système de facturation pour le 1^er janvier 2018, mais nous vous conseillons d’agir dès à présent, et de profiter d’une période creuse de votre activité. Vous serez ainsi pleinement opérationnel lors du changement effectif de la loi.

7 / Créer des factures professionnelles et aux couleurs de votre entreprise

Une fois votre nouveau logiciel en place, profitez-en pour revoir la présentation de vos factures en veillant à créer ces dernières aux couleurs de votre entreprise, tout en respectant l’image professionnelle que vous souhaitez donner. Dans le souci de faire gagner du temps à votre client, veillez à créer une facture claire et efficace. Pour cela, pensez à bien épurer votre mise en page : seuls les éléments indispensables doivent apparaître, en plus de votre logo d’entreprise. N’oubliez pas non plus d’indiquer vos conditions de paiement et la TVA.

8/ Henrri est un logiciel conforme à la législation « Anti-fraude à la TVA »

Henrri apporte bien sûr toutes les garanties d’un logiciel agréé par l’Etat. Dès votre première facture, vous recevez notre attestation que vous pourrez présenter à l’administration. Profitez-en !